Privacyverklaring

Artikel 1. Inleiding

1.1Deze privacyverklaring beschrijft hoe PlayBoek B.V. (hierna: "PlayBoek", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt in verband met de mobiele applicatie PlayBoek (de App). PlayBoek hecht groot belang aan zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en handelt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

1.2Deze privacyverklaring is van toepassing op alle natuurlijke personen die gebruikmaken van de App (hierna: "jij", "jouw", "de Gebruiker"). Deze verklaring is daarnaast van toepassing op bezoekers van de website playboek.nl, zoals nader uiteengezet in artikel 15.

1.3Op het gebruik van de App zijn tevens de Algemene Voorwaarden voor Gebruikers van toepassing, beschikbaar via https://playboek.nl/voorwaarden.

Artikel 2. Verwerkingsverantwoordelijke

2.1Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de App is:

PlayBoek B.V.

Gerard Douplein 3-3

1073XE Amsterdam

Nederland

KvK-nummer: 42041118

E-mail: info@playboek.com

2.2PlayBoek heeft geen wettelijke verplichting tot het aanstellen van een Functionaris voor de Gegevensbescherming, en heeft deze functie op dit moment niet ingesteld. Voor privacy-gerelateerde vragen kan de Gebruiker rechtstreeks contact opnemen via info@playboek.com.

Artikel 3. Rolverdeling

3.1PlayBoek treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de Gebruiker zelfstandig invoert bij registratie in de App en die voortkomen uit het gebruik van de App. Dit betekent dat PlayBoek verantwoordelijk is voor het bepalen van de doeleinden en middelen van deze verwerking, en dat de rechten van de Gebruiker onder de AVG rechtstreeks jegens PlayBoek geldend gemaakt kunnen worden.

3.2De hockeyclub waarvan de Gebruiker lid is (hierna: "de Club") stelt de App aan haar leden ter beschikking door middel van een Clubcode. De Club heeft via een aparte beheersomgeving inzicht in welke leden zich onder haar Clubcode hebben geregistreerd, en kan in beperkte mate ledenbeheer uitoefenen (waaronder het ontnemen van toegang). Voor zover PlayBoek in opdracht van de Club persoonsgegevens verwerkt die de Club zelf via die beheersomgeving muteert, treedt PlayBoek op als verwerker en de Club als verwerkingsverantwoordelijke. Op die verwerking is de tussen PlayBoek en de Club gesloten verwerkersovereenkomst van toepassing.

3.3Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Club zelf verwijst PlayBoek naar het bestuur of het aangewezen contactpersoon van de betreffende Club.

Artikel 4. Welke persoonsgegevens wij verwerken

4.1PlayBoek verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens over de Gebruiker:

4.2PlayBoek verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (zoals gegevens over gezondheid, ras, godsdienst of politieke overtuiging). Indien de Gebruiker desondanks op eigen initiatief dergelijke gegevens invoert (bijvoorbeeld in vrijetekstvelden of correspondentie), draagt de Gebruiker daarvoor zelf verantwoordelijkheid.

4.3PlayBoek verzamelt geen locatiegegevens, geen cross-app of cross-website tracking-gegevens, en gebruikt geen gegevens voor gedragsgerichte advertenties.

Artikel 5. Doeleinden en rechtsgronden

5.1PlayBoek verwerkt de persoonsgegevens van de Gebruiker voor de volgende doeleinden en op de volgende rechtsgronden:

Artikel 6. Bewaartermijnen

6.1PlayBoek bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, of op grond van wet- of regelgeving vereist is.

6.2Concreet gelden de volgende bewaartermijnen:

• a.Accountgegevens (identificatie-, geboortedatum-, authenticatie- en clubgegevens) worden bewaard zolang het Account van de Gebruiker actief is. Na verwijdering van het Account door de Gebruiker worden deze gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd, in beginsel binnen dertig (30) dagen.
• b.Gebruiksgegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd of geaggregeerd. Geïdentificeerde gebruiksgegevens worden bewaard voor een periode van maximaal twaalf (12) maanden, waarna zij worden verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.
• c.Communicatiegegevens (support-correspondentie) worden bewaard gedurende een periode van maximaal vierentwintig (24) maanden na de laatste communicatie.
• d.Facturatie-, administratie- en aankoopgegevens worden bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van zeven (7) jaar.
• e.Gegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van een klacht, geschil of lopende juridische procedure, worden bewaard totdat de zaak volledig is afgehandeld.

Artikel 7. Met wie wij persoonsgegevens delen

7.1PlayBoek deelt persoonsgegevens van de Gebruiker uitsluitend met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Dienst, voor zover dit door de Gebruiker uitdrukkelijk is toegestaan, of voor zover wet- of regelgeving dit vereist.

7.2PlayBoek maakt gebruik van de volgende categorieën ontvangers en sub-verwerkers:

• a.Google Cloud Platform (Google LLC / Google Ireland Ltd.) voor hosting van de backend, databaseopslag (Cloud SQL) en bestandsopslag (Cloud Storage). De primaire opslag van persoonsgegevens vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER), in de regio europe-west.
• b.Firebase Authentication (Google LLC) voor authenticatie van gebruikers bij registratie en inloggen. Verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten.
• c.Firebase Hosting (Google LLC) voor hosting van bepaalde webcomponenten en de verwerking van bijbehorende logs. Verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten.
• d.Expo / EAS Build (Expo, Inc.) voor het bouwen en distribueren van de mobiele app-builds. Verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten.
• e.Apple App Store (Apple Inc.) en Google Play Console (Google LLC) voor de distributie van de App aan de Gebruiker. Verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten en wereldwijd.
• f.Solvrs.AI B.V., de door PlayBoek ingeschakelde technische ontwikkelaar van de App en backend, gevestigd in Nederland.
• g.De Club waarvan de Gebruiker lid is, voor zover deze via haar beheersomgeving inzicht heeft in welke Leden zich onder haar Clubcode hebben geregistreerd.
• h.Betaaldienstverleners, waar van toepassing bij in-app aankopen, ten behoeve van het verwerken van betalingen. PlayBoek deelt met deze partijen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de afhandeling van de betaling.
• i.Partners van PlayBoek (bijvoorbeeld sponsoren of leveranciers van producten die via de App worden aangeboden), uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van een specifieke transactie of aanbieding, en met inachtneming van hetgeen in artikel 8 van de Algemene Voorwaarden voor Gebruikers is bepaald.
• j.Resend (Resend, Inc.) voor het verzenden van transactionele e-mails, waaronder e-mails ter verificatie van het e-mailadres en ter herstel van het wachtwoord. Verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten.

7.3PlayBoek verkoopt persoonsgegevens niet aan derden en deelt geen persoonsgegevens voor marketing- of advertentiedoeleinden van derden, anders dan uitdrukkelijk in deze privacyverklaring is beschreven.

7.4Naast bovenstaande ontvangers kan PlayBoek gehouden zijn persoonsgegevens te delen met bevoegde autoriteiten, wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

Artikel 8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

8.1Zoals blijkt uit artikel 7, verwerken enkele van de door PlayBoek ingeschakelde sub-verwerkers persoonsgegevens buiten de EER, in het bijzonder in de Verenigde Staten.

8.2Voor deze doorgiftes worden passende waarborgen toegepast door middel van de Standard Contractual Clauses (SCC's) zoals door de Europese Commissie vastgesteld. Deze SCC's zijn opgenomen in de Data Processing Agreements van de betreffende leveranciers, waaronder de Google Cloud Data Processing Addendum, de Expo Data Processing Agreement, de Apple Developer Data Processing Addendum en de Resend Data Processing Agreement.

8.3De primaire opslag van accountgegevens van Gebruikers vindt plaats binnen de EER (Google Cloud Platform, regio europe-west). Verwerking buiten de EER heeft in hoofdzaak betrekking op ondersteunende functies zoals authenticatie, app-distributie en app-builds.

Artikel 9. Rechten van de Gebruiker

9.1Op grond van de AVG heeft de Gebruiker de volgende rechten met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens:

• a.Recht op inzage: het recht om te weten welke persoonsgegevens PlayBoek van de Gebruiker verwerkt.
• b.Recht op rectificatie: het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
• c.Recht op verwijdering: het recht om, onder bepaalde voorwaarden, verwijdering van persoonsgegevens te verzoeken.
• d.Recht op beperking van de verwerking: het recht om, onder bepaalde voorwaarden, te verzoeken dat de verwerking wordt beperkt.
• e.Recht op overdraagbaarheid van gegevens: het recht om persoonsgegevens die de Gebruiker aan PlayBoek heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, en het recht om deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te doen overdragen.
• f.Recht van bezwaar: het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.
• g.Recht om toestemming in te trekken: voor zover een verwerking is gebaseerd op toestemming, het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking.

9.2De Gebruiker kan deze rechten uitoefenen door een verzoek te richten aan PlayBoek via info@playboek.com. PlayBoek zal binnen een maand op het verzoek reageren. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd bij complexe of veelvuldige verzoeken; PlayBoek zal de Gebruiker in dat geval binnen de oorspronkelijke termijn informeren.

9.3Voor een aantal rechten kan PlayBoek verzoeken om aanvullende identificatie, om te voorkomen dat gegevens aan een onbevoegde derde worden verstrekt.

9.4De Gebruiker kan zijn of haar Account op elk moment beëindigen via de functie "Account verwijderen" binnen de App, of door contact op te nemen met PlayBoek via info@playboek.com.

9.5De Gebruiker heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer de Gebruiker van mening is dat PlayBoek zijn of haar persoonsgegevens in strijd met de AVG verwerkt. Meer informatie is beschikbaar via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 10. Minderjarigen

10.1De App is bedoeld voor leden van aangesloten Clubs, ongeacht leeftijd. Een aanzienlijk deel van de Gebruikers is naar verwachting minderjarig, gelet op de leeftijdscategorieën waarin de Clubs actief zijn.

10.2Op grond van de AVG is voor de verwerking van persoonsgegevens van kinderen jonger dan zestien (16) jaar in Nederland de toestemming van een ouder, voogd of andere wettelijk vertegenwoordiger vereist.

10.3PlayBoek hanteert daartoe de volgende benadering. Door akkoord te gaan met deze privacyverklaring en de Algemene Voorwaarden voor Gebruikers, verklaart de Gebruiker dat hij of zij zestien (16) jaar of ouder is, dan wel dat hij of zij beschikt over toestemming van een ouder, voogd of andere wettelijk vertegenwoordiger om de App te gebruiken.

10.4Ter aanvullende bescherming van minderjarigen worden aan Gebruikers jonger dan achttien (18) jaar geen advertenties of commerciële aanbiedingen getoond, en zijn in-app aankopen voor deze Gebruikers niet beschikbaar. Deze differentiatie geschiedt op basis van de bij registratie opgegeven geboortedatum. Sponsorvermeldingen (zoals "mede mogelijk gemaakt door") kunnen wel aan alle Gebruikers worden getoond, mits deze duidelijk herkenbaar zijn als sponsoring en niet-gepersonaliseerd zijn.

10.5Ouders, voogden en andere wettelijk vertegenwoordigers die vragen hebben over de verwerking van persoonsgegevens van hun kind, of die bezwaar willen maken tegen die verwerking, kunnen contact opnemen met PlayBoek via info@playboek.com. Op verzoek zal PlayBoek de gegevens van het minderjarige kind verwijderen, tenzij een uitzondering van toepassing is.

10.6Indien PlayBoek redelijkerwijs vermoedt dat een Gebruiker jonger is dan zestien (16) jaar en niet beschikt over de vereiste toestemming, is PlayBoek gerechtigd de verwerking te staken en het Account te verwijderen.

Artikel 11. Pushberichten

11.1PlayBoek kan pushberichten sturen naar het apparaat van de Gebruiker met dienstgerelateerde meldingen, waaronder meldingen over nieuwe trainingen, matchday-informatie of belangrijke updates over de App.

11.2Voor het versturen van pushberichten is toestemming van de Gebruiker vereist. Deze toestemming wordt gegeven of geweigerd via de instellingen van het besturingssysteem van het apparaat van de Gebruiker (iOS of Android).

11.3De Gebruiker kan zijn of haar voorkeur voor pushberichten op elk moment wijzigen via de instellingen van het besturingssysteem. Het uitzetten van pushberichten heeft geen invloed op de mogelijkheid om de App te gebruiken; wel worden meldingen dan uitsluitend binnen de App weergegeven.

Artikel 12. Cookies en tracking

12.1De App maakt geen gebruik van cookies in de zin van artikel 11.7a Telecommunicatiewet, aangezien de App geen webbrowser is.

12.2Wel gebruikt de App bepaalde technische identifiers en lokale opslag op het apparaat van de Gebruiker, uitsluitend voor het functioneren van de App (zoals het onthouden van de inlogstatus). Deze technische identifiers zijn strikt noodzakelijk en worden niet gebruikt voor tracking- of advertentiedoeleinden.

12.3PlayBoek maakt geen gebruik van cross-app of cross-website tracking en geen gebruik van gepersonaliseerde advertenties op basis van gebruikersgedrag. Er wordt geen App Tracking Transparency (ATT) prompt getoond, aangezien geen tracking-toestemming vereist is. Indien PlayBoek in de toekomst gepersonaliseerde advertenties zou willen tonen, wordt hiervoor separaat toestemming aan de Gebruiker gevraagd en wordt deze privacyverklaring dienovereenkomstig aangepast.

Artikel 13. Beveiliging

13.1PlayBoek treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer: versleutelde opslag van wachtwoorden, beveiligde dataopslag binnen de EER, TLS-versleuteling van gegevensverkeer, beperking van toegang tot productiesystemen tot personen die deze noodzakelijk nodig hebben, en periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen.

13.2Ondanks de door PlayBoek getroffen maatregelen kan een absolute waarborg tegen onrechtmatige toegang of verlies van persoonsgegevens niet worden gegeven. Indien de Gebruiker een vermoeden heeft van een beveiligingsincident, verzoekt PlayBoek de Gebruiker dit onverwijld te melden via info@playboek.com.

13.3In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die naar redelijke inschatting een risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, zal PlayBoek dit melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, aan de betrokkenen zelf, conform de daartoe geldende wettelijke termijnen.

Artikel 14. Wijziging van deze privacyverklaring

14.1PlayBoek is gerechtigd deze privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen, bijvoorbeeld wanneer wijzigingen in wet- en regelgeving, in de Dienst of in de door PlayBoek ingeschakelde sub-verwerkers daartoe aanleiding geven.

14.2Wijzigingen worden aan de Gebruiker kenbaar gemaakt via een melding in de App, per e-mail, of via publicatie op de website van PlayBoek. Materiële wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen vóór inwerkingtreding aangekondigd.

14.3De meest recente versie van deze privacyverklaring is altijd beschikbaar via https://playboek.nl/privacybeleid en binnen de App onder "Instellingen" of "Privacy".

Artikel 15. De website playboek.nl

15.1Naast de App exploiteert PlayBoek de website playboek.nl. Deze website is primair informatief van aard en bevat onder meer informatie over PlayBoek, een contactformulier voor clubs, en een deelpagina waarmee gedeelde trainingslinks kunnen worden geopend. Dit artikel beschrijft de verwerking van persoonsgegevens die specifiek samenhangt met het gebruik van de website. De overige bepalingen van deze privacyverklaring, waaronder die over de rechten van de Gebruiker (artikel 9), de beveiliging (artikel 13) en de doorgifte buiten de EER (artikel 8), zijn van overeenkomstige toepassing.

15.2Contactformulier. Wanneer een bezoeker het contactformulier op de website invult, verwerkt PlayBoek de daarbij opgegeven gegevens: de clubnaam, de naam, het e-mailadres en de inhoud van het bericht. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de aanvraag te behandelen en om contact op te nemen met de betrokkene over zijn of haar aanvraag.

15.3Rechtsgrond. De verwerking van de via het contactformulier verstrekte gegevens is gebaseerd op de behartiging van het gerechtvaardigd belang van PlayBoek om op contactverzoeken te reageren en haar dienstverlening aan clubs toe te lichten (artikel 6 lid 1 sub f AVG), alsmede, waar van toepassing, op het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

15.4Bewaartermijn. Berichten die via het contactformulier binnenkomen, worden bewaard gedurende ten hoogste vierentwintig (24) maanden na de laatste communicatie, waarna zij worden verwijderd, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor de behandeling van een lopend verzoek, geschil of wettelijke verplichting.

15.5Technische gegevens en beveiliging. Bij een bezoek aan de website worden, zoals bij vrijwel elke website, bepaalde technische gegevens verwerkt, waaronder het IP-adres, het browsertype en het tijdstip van het bezoek. Deze gegevens worden verwerkt ten behoeve van het functioneren en de beveiliging van de website en het tegengaan van misbruik, op grond van het gerechtvaardigd belang van PlayBoek (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

15.6Hosting en verwerkers. De website wordt gehost binnen dezelfde technische omgeving als de App; de in artikel 7 genoemde ontvangers en sub-verwerkers, waaronder Google Cloud Platform en Solvrs.AI B.V., zijn in zoverre ook op de website van toepassing. Voor de afhandeling van via het contactformulier verzonden berichten en de bijbehorende controle op geautomatiseerd misbruik (spam) schakelt PlayBoek een verwerker in. [NOG IN TE VULLEN: de naam en vestigingsplaats van de partij die het contactformulier afhandelt en de spamcontrole verzorgt, en, indien deze buiten de EER verwerkt, de daarbij toegepaste waarborgen. Dit wordt vastgesteld zodra de technische inrichting van het formulier definitief is.]

15.7Cookies en tracking. De website maakt uitsluitend gebruik van strikt noodzakelijke, functionele technieken. De website plaatst geen tracking- of analytische cookies, past geen cross-site tracking toe, en toont geen gepersonaliseerde advertenties. Persoonsgegevens van websitebezoekers worden niet verkocht en niet voor advertentiedoeleinden van derden gedeeld.

Artikel 16. Contact

16.1Voor vragen, opmerkingen of verzoeken over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door PlayBoek kan de Gebruiker contact opnemen via:

PlayBoek B.V.

E-mail: info@playboek.com

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op de datum vermeld op de titelpagina.